흩어진 회의 메모를 결정·할 일·미결로 나누는 데 인공지능은 빠릅니다. 대신 없던 결정이 생기거나 부정문이 뒤집히는 실수가 있어, 넣기 전 동의와 넣은 뒤 대조가 필요합니다.
회의 중에 급히 적은 메모는 순서가 뒤섞이고 말이 짧게 끊겨 있습니다. 이런 메모를 정해진 틀로 다시 묶는 일은 인공지능이 빠르고 꽤 잘합니다. 그러나 회의록은 '무엇이 정해졌는가'를 남기는 기록이고, 인공지능은 빈 곳을 그럴듯한 말로 메우는 성질이 있습니다. 메모에 없던 결정이나 담당자가 매끄러운 문장 속에 끼어들면 아무도 눈치채지 못한 채 공식 기록이 되어 버립니다. 그래서 정리는 맡기되, 기록의 책임은 회의록을 돌리는 사람에게 남는다고 생각해야 합니다.
녹음이나 자동 받아쓰기를 인공지능에 넣으려면 먼저 참석자에게 알리는 것이 기본입니다. 녹음 자체에 관한 규칙은 나라와 회사마다 다르니 사내 규정을 확인하세요. 외부 서비스에 회의 내용을 넣어도 되는지도 회사가 정한 기준을 따라야 합니다. 허용되더라도 사람 이름은 역할로 바꾸고, 계약 금액·고객 정보·인사 관련 내용은 빼거나 가리는 편이 안전합니다.
회의록에서 가장 중요한 것은 결정된 것, 누가 무엇을 할지, 아직 안 정해진 것의 구분입니다. 이 세 칸을 고정해서 요청하면 결과가 매번 같은 모양으로 나와 비교하기도 쉽습니다. 메모에 없는 내용을 보태지 말라는 조건과, 애매한 부분은 따로 질문으로 남기라는 조건을 함께 넣으세요.
할 일은 '담당·할 일·기한' 표로 받으면 빠진 곳이 바로 보입니다. 이때 메모에 담당자나 기한이 없으면 인공지능이 문맥으로 짐작해 채우는 일이 있습니다. 짐작으로 채운 담당자는 회의록이 돌고 나면 그대로 굳어 버리니, 없는 칸은 '미정'으로 두라고 분명히 적어 두세요. 미정이 많이 나온다면 그것 자체가 회의에서 정하지 못한 것이 많았다는 신호입니다.
정리된 결과를 원래 메모와 나란히 놓고 아래 항목을 먼저 확인하세요. 특히 부정문은 줄여 쓴 메모에서 쉽게 뒤집힙니다. '이번 달엔 출시 안 함'이 '이번 달 출시'로 바뀌어도 문장은 자연스럽게 읽힙니다.
회의록이 아니라 혼자 쓴 메모 묶음도 같은 방식으로 정리할 수 있습니다. 며칠 동안 적은 생각 조각을 주제별로 묶어 달라고 하거나, 할 일만 뽑아 달라고 하면 됩니다. 이때 원래 메모는 지우지 말고 남겨 두세요. 정리본은 인공지능이 해석한 결과일 뿐이라, 나중에 맥락이 필요할 때는 원래 메모가 더 정확합니다. 정리본을 저장할 때는 제목 줄과 목록만 있는 단순한 형식이 다시 고치기 쉽습니다.
회의록은 한 번 공유되면 그대로 근거가 됩니다. 보내기 전에 아래를 확인하세요.